Bei der BOGDOL Unternehmensgruppe steht die Innovation im Fokus, insbesondere wenn es um die Qualitätskontrolle in der Gebäudereinigung geht. Durch den Einsatz digitaler Technologien für Qualitätsberichte spart das Team in Hamburg nicht nur wertvolle Zeit und Ressourcen, sondern schafft auch die Möglichkeit, Kunden aktiv in den Überprüfungsprozess einzubinden. Zusätzlich eröffnen sich durch die Digitalisierung neue Wege in der Mitarbeiterausbildung und -motivation.
Ein cleveres Paket spart Zeit
In unserem Gespräch mit Tomasz Grzempski, dem Innovations- und Prozessmanager der BOGDOL Unternehmensgruppe, wird schnell klar, welche zentrale Rolle digitale Qualitätsberichte – oder Prüfberichte – in seinem Unternehmen spielen. Der Nutzen dieser Technologie reicht weit über den Ersatz traditioneller Methoden wie Stift und Papier hinaus: „Also, es optimiert nicht nur den Prozess der Kontrolle an sich. Wir gewinnen auch Zeit durch die Optimierung“, erklärt Grzempski.
Diese Zeitersparnis wird durch verschiedene Prüfpakete für unterschiedliche Objekttypen ermöglicht, die BOGDOL speziell entwickelt hat: „Wir haben Standardberichte eingerichtet und Pakete geschnürt, um beispielsweise ein typisches Verwaltungsgebäude auf Qualität zu prüfen. Wir haben dort diverse Räume berücksichtigt, die in solch einem Bereich immer vorkommen“, führt Grzempski aus. „Es gibt verschiedene Pakete, beispielsweise für Verwaltungen, Schulen oder auch Kindergärten. Für diese Objektarten haben wir Standardberichte eingerichtet.“
Die Einteilung in spezifische Objektarten ermöglicht es dem Unternehmen, schneller und effektiver auf die Anforderungen der Kunden einzugehen und die Qualitätsberichte entsprechend anzupassen. So bleibt mehr Zeit für die Kundenbetreuung, die Verbesserung der Dienstleistungen und nicht zuletzt für das Training neuer Teammitglieder.
Mitarbeitertraining leicht gemacht
Bei Qualitätsprüfungen in der Gebäudereinigung steht mittlerweile viel mehr im Vordergrund als nur das Setzen von Kontrollhäkchen. Eine der Aufgaben von Herrn Grzempski ist die Sicherstellung, dass die Service-Manager regelmäßige Qualitätskontrollen durchführen: „Mindestens zwei Kontrollen im Monat – das ist die Vorgabe für unsere Service-Manager. Ich behalte den Überblick über unsere Qualität und sorge dafür, dass wir auf Kurs bleiben.“
Eine entscheidende Rolle spielt dabei die Statistikfunktion der digitalen Qualitätsprüfungen. Grzempski nutzt sie, um Leistungseinblicke zu gewinnen und Ausreißer zu identifizieren, sodass er gegebenenfalls gezielt eingreifen kann: „Ich schaue mir die Statistik an, finde den Punkt, der am schlechtesten abschneidet, klicke darauf und sehe dann den Bericht. Das ist sehr gut umgesetzt, und ich kann direkt erkennen, woran es möglicherweise liegt.“
Die digitalen Qualitätsprüfungen ermöglichen es ihm nicht nur, einen Überblick über die Reinigungsqualität zu behalten, sondern sind auch ein wertvolles Werkzeug bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Diese profitieren von der Möglichkeit, schnell auffällige Qualitätskontrollen zu identifizieren und deren Ausführung zu überprüfen.
Grzempski beschreibt ein Beispiel, bei dem eine Service-Managerin schwarze Streifen an den Wänden, verursacht durch Stühle, als Mangel bewertet hatte, was die Qualität des Prüfberichts erheblich verschlechterte. „Daraufhin habe ich ihr angeboten, sich noch einmal mit ihr zu treffen“, erzählt er. „Das haben wir auch gemacht und sind das Objekt gemeinsam durchgegangen. Dabei habe ich sie geschult, wie und was sie prüfen muss.“
Auch aus der Ferne kann Grzempski seine Mitarbeiter unterstützen, dank einer App, die mit dem System verbunden ist. „Der Mitarbeiter kann beispielsweise mit dem Telefon die App nutzen. Ich kann ihn direkt dadurch anleiten. Er kann einen Testbericht als Beispiel erstellen. Ich sehe diesen sofort und kann ihm Feedback geben, was er vielleicht besser machen könnte.“
Dieser Ansatz gewährleistet nicht nur eine einheitliche Ausbildung und Einarbeitung der Mitarbeiter, sondern trägt auch zu einer effizienteren Arbeitsweise bei: „Das verkürzt definitiv den Prozess“, kommentiert Grzempski, „und Zeit ist Geld.“
Doch wie haben die Mitarbeiter die Umstellung auf ein digitales Werkzeug entgegengenommen? „Zuerst gibt es natürlich Stöhnen, weil etwas Neues dazukommt“, beschreibt Grzempski. „Aber wenn man den Mitarbeitern klarmacht, dass sie früher mit Papier und Stift gearbeitet haben und diese Arbeit oft unterging, während sie jetzt alle Berichte stets griffbereit auf diesem kleinen Gerät haben, ändert sich die Einstellung schnell.“
Ein Argument, das bei vielen Angestellten überzeugt – vor allem, nachdem sie die Eingabe eines digitalen Qualitätsberichts ein paar Mal getestet haben. „Dann hört man schon: Okay, super. Ich bin ganz schnell durch. Das ist gar nicht so schlimm‘“, berichtet Grzempski.
Mit digitaler Transparenz zum optimierten Kundenerlebnis
Jeder Kunde schätzt das gewisse Extra, und die Kommentarfunktion in den Qualitätsberichten bietet genau diese Gelegenheit. Damit können die Reinigungskräfte von BOGDOL ihre Kunden auf zusätzliche Mängel, die über die eigentlichen Reinigungsleistungen hinausgehen, aufmerksam machen.
Tomasz Grzempski veranschaulicht dies am Beispiel der zuvor erwähnten schwarzen Streifen an der Wand: „Manchmal entdeckt man etwas, das man nicht direkt bewerten kann, aber man hinterlässt einen freundlichen Hinweis“, sagt er. „Solch eine kleine Nachricht kommt bei den Kunden sehr gut an, besonders bei den Facility-Managern, die für solche hilfreichen Berichte sehr dankbar sind.“
Eine zusätzliche Unterstützung bietet die Fotofunktion mit Zeitstempeln. Mit ihr können Kunden auf unerledigte Vorarbeiten hingewiesen werden, die die Reinigungsleistungen erschweren oder verhindern.
Auch bei anderen Unstimmigkeiten hat sich dieses Feature als nützlich erwiesen, wie Grzempski anhand eines Beispiels berichtet: „Es gibt ein Objekt, in dem zwei Reinigungsfirmen tätig sind. Wir sind für die Tagesreinigung zuständig und eine andere Firma übernimmt einen anderen Bereich. Die Kundin äußerte den Wunsch, dass die Tageskräfte auch die Leistungen des anderen Dienstleisters kontrollieren sollen, da es immer wieder zu Beschwerden kam.“ Dank der Zeitstempel auf den Fotos in den Qualitätsberichten konnte BOGDOL schnell nachweisen, dass ihr Team alle Vereinbarungen eingehalten hatte.
Darüber hinaus hat sich durch die Qualitätsberichte die Kommunikation zwischen BOGDOL und seinen Kunden verbessert. „Wir haben Rückmeldungen von Kunden erhalten, dass sich die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, beziehungsweise den direkten Ansprechpartnern, also Vorarbeitern und Kunden, verbessert hat“, so Grzempski. Dies ist besonders wichtig, da in den letzten Jahren das Interesse der Kunden gestiegen ist, in die Qualitätsprüfungen eingebunden zu werden. Grzempski berichtet: „Wir gehen das durch, um noch einmal festzustellen, ob dies unserem Anspruch entspricht. Von geschätzten 80 Prozent der Kunden, bei denen angepasste Berichte implementiert wurden, haben wir positives Feedback erhalten.“ Ein Ergebnis, das die Zusammenarbeit mit den Kunden und die Arbeit in der Region stärkt.
BOGDOL demonstriert eindrucksvoll, wie das Potenzial digitaler Qualitätsprüfungen voll ausgeschöpft werden kann und dass sowohl bei der Schulung der Mitarbeiter als auch bei der Kundenbindung ein deutlicher Mehrwert entsteht. Hier ist definitiv keine Spur von Stillstand zu sehen, sondern ein klarer Blick in die digitale Zukunft.
