Viel Verwirrung hat das Bundesarbeitsgericht mit seinem Urteil und Ankündigung einer neuen gesetzlichen Änderung des Zeitverfassungsgesetzes mit sich geführt. Obwohl bis lang bereits eine Dokumentationspflicht zur Zeiterfassung in der Gebäudereinigung vorherrscht, bricht nun Unmut und Verwirrung um das neue Zeiterfassungsgesetz aus. Wird eine elektronische Zeiterfassung jetzt Pflicht? Welche Angaben müssen genau erfasst werden? Und inwiefern ist die Gebäudereinigungsbranche betroffen?
Warum das Gesetz zur Zeiterfassung überhaupt geändert wird?
Es bestehen zwei Hauptgründe zur Änderung des Zeiterfassungsgesetzes: Zum einen soll es dafür sorgen, dass bisherige Gesetze zum Schutz und Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes dokumentiert werden, und zum anderen, soll es die Rechte von Arbeitnehmern besser umsetzen.
Den Schneeball ins Rollen brachte 2019 ein Gerichtsverfahren beim Europäischen Gerichtshof, indem die spanische Gewerkschaft CCOO gegen die Deutsche Bank SAE geklagt hatte. Die Bank hatte ihren Mitarbeitern keine Möglichkeit zur Zeiterfassung der Arbeitszeit geboten, sodass es keinen Nachweis für die geleisteten Arbeitsstunden gab. Somit war die Überprüfung der Arbeitszeiten für sowohl Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht möglich.
Das Gericht gab den Klägern recht und entschied mit Bezug auf das Grundrecht, dass alle Länder innerhalb der EU dazu verpflichtet sind, ein Zeiterfassungssystem für Arbeitnehmer zu fordern. Das System muss, so forderte das Gericht, objektiv, verlässlich und für die Arbeitnehmer zugänglich sein.
Dieses Verfahren wurde als “Stechuhr-Urteil” bekannt, weil es von vielen als Rückgang zur Stechuhr betrachtet wurde. Doch Faktum ist, dass alle Arbeitgeber in der EU zu diesem Gesetz verpflichtet sind. Jedoch kann die EU die genaue Auslegung zur Umsetzung in den EU-Mitgliedstaaten nicht bestimmen, da dieses vom jeweiligen Arbeitsgericht des Landes festgelegt werden muss. Die Frage bleibt also, welche Änderungen zur Zeiterfassung in Deutschland werden nun verlangt?
Es ist kein Geheimnis, dass es Branchen und Berufsgruppen gibt, bei denen Überstunden eher Norm als Ausnahme sind. Doch das sieht der Deutsche Gewerkschaftsbund, die DGB, ungern, da dies sich oft ungünstig auf die Gesundheit der Arbeitnehmer auswirkt. Hierbei ist ein bestehendes Problem die Unternehmen, bei denen die gesetzliche Pausenregelung und/oder Höchstarbeitszeiten nicht eingehalten, aber auch gleichzeitig nicht nachgewiesen werden können.
Obwohl das Arbeitsschutzgesetz in Deutschland noch keine Vorgaben zur Umsetzung des Zeiterfassungsgesetzes ausgelegt hat, so verwendeten einige Arbeitsgerichte bereits Gebrauch von der Pflicht in Ihren Verhandlungen, weshalb das Thema in den letzten Monaten an Relevanz gewonnen hat.
Was fordern das deutsche und europäische Gesetz von den Arbeitgebern?
Während alle europäischen Mitgliedsstaaten den Gesetzen des Europäischen Gerichtshof unterlassen sind, so wird die hier im Lande gegebene Gesetzesregelung des Arbeitsrechts im deutschen Arbeitsgesetz festgelegt.
Mit Hinblick auf die gesetzlichen Forderungen zu Arbeitszeiten, sind insbesondere diese Vorschriften jetzt geltend zu beachten:
- Das Gebäudereinigungsgewerbe gehört zu den Branchen, die dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz unterteilt sind, welches bereits fordert, dass Unternehmen wie Gebäudereinigungsbetriebe die Arbeitszeiten in irgendeiner Form dokumentieren und aufbewahren. Diese können sporadisch vom Zoll kontrolliert werden.
- Überstunden, auch Mehrstunden genannt, entstehen, wenn ein Arbeitstag über acht Stunden am Tag oder 48 Stunden die Woche überschreitet. Hier ist zu beachten, dass Samstag in Deutschland als Werktag gilt. Insgesamt darf die tägliche Arbeitszeit zehn Stunden nicht überschreiten. Überstunden müssen innerhalb von sechs Monaten ausgeglichen werden.
- Eine Pause von mindestens einer halben Stunde muss nach spätestens sechs Stunden Arbeit gehalten werden, und 45 Minuten Pause nach neun Stunden.
- Zwischen Ende eines Arbeitstags und dem Anfang eines neuen hat der Arbeitnehmer recht auf eine Ruhezeit von elf Stunden, und einmal die Woche 24 Stunden.
Begründet ist Zurückhaltung einer definierten Auslegung des neuen Zeiterfassungsgesetzes von der Regierung insofern, dass man einen Entwurf präsentieren möchte, der für die Wirtschaft realistisch und umsetzbar ist. Fest steht bislang nur, welche Angaben erfasst werden sollen:
- Pausen
- Ruhezeiten
- der Anfang und das Ende eines Arbeitstages, als auch die Dauer der Arbeitsstunden
- die wöchentliche Arbeitszeit
Es dürfen nicht länger als sieben Tage vergehen, bis ein Eintrag in der Zeiterfassung registriert wurde, welches in der Verantwortung des Arbeitgebers liegt. Ebenso ist der Arbeitgeber verantwortlich, die Daten der Zeiterfassung für Kontrollen zu archivieren.
Brauch ich ab morgen eine digitale Zeiterfassung?
Müssen alle Unternehmen, die noch nicht eine rund-um Zeiterfassung in Ihren Reinigungsunternehmen haben, jetzt bangen, dass Ihnen ab sofort das große Bußgeld droht?
Hier können alle Reinigungsunternehmen ruhig aufatmen. Obwohl die Arbeitszeiterfassung bereits Pflicht ist, so muss die Arbeitsschutzbehörde bei einem Verstoß erst eine Warnung und Aufforderung herausgegeben. Erst wenn diese ignoriert und nicht umgesetzt wird, folgt ein Bußgeld.
Ebenfalls beschloss das Arbeitsgericht, dass die Unternehmen nicht gebunden sind, ein elektronisches Zeiterfassungssystem zu verwenden.
Jedoch deutet alles darauf hin, dass die Zeitspanne zur Einführung eines Zeiterfassungssystems, dass alle Forderungen erfüllt, immer kleiner wird. Im Zweifelsfall eines Rechtsstreits, so ist es dann auch der Arbeitgeber, welcher dafür sorgen muss, Beweise zur Zeiterfassung vorzeigen zu können.
Daher stellt sich für jeden Gebäudereinigungsbetrieb die knifflige Frage: ist es Zeit für eine digitale Zeiterfassung, oder nicht?
Die meisten Softwareprodukte zur Zeiterfassung haben Funktionen zum Verzeichnen von Pausen, Mehrzeit, als auch den Anfang und das Ende der täglichen Arbeitszeit. Das spart Zeit und Geld bei der Verwaltung, da das Erfassen von Stundenzettel wegfällt, und vermeidet Transfer- und Kalkulationsfehler bei der Lohnabrechnung.
Besonders bei mobiler Arbeit, wo die Mitarbeiter oft eigenständig an verschiedenen Arbeitsorten unterwegs sind, wie beispielsweise bei Objektreinigungen, kann ein elektronisches System von Vorteil sein, um die exakten Zeitangaben zu erfassen.
Zu beachten bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung ist, dass die gesammelten Daten nicht zur Überwachung der Mitarbeiter genutzt werden darf, sondern lediglich zur Dokumentierung der Arbeitszeiten.
Bei der Anschaffung eines digitalen Zeiterfassungssystems muss das Unternehmen im Voraus sich bewusst machen, inwieweit die Software bei schlechter Internetverbindung funktionieren muss, was es kosten darf und welche Funktionen es decken sollte.
Für Reinigungsunternehmen, die den Umstieg auf digitale Zeiterfassung, wünschen, ist ein Beratungsgespräch zu empfehlen, um abzuklären, welche Anwendungen für das jeweilige Unternehmen notwendig sind. Dabei kann beispielsweise das Softwareunternehmen CleanManager helfen, die auf die Zeiterfassung per App in der Reinigungsbranche spezialisiert ist und kostenlose Beratung anbietet.
Des einen Zeit ist des anderen Leid: Was spricht für und gegen die Zeiterfassung?
Während die Entscheidung zur gesetzlichen Zeiterfassung von der einen Seite gefeiert wird, lehnt die andere sie vehement ab. Doch was sind die Gründe für den Zu- oder Widerspruch?
Einer der größten Vorwürfe an das Zeiterfassungsgesetz ist, dass die Arbeitszeiten durch die Erfassung und Kontrollen unflexibel werden würden, und als ein Misstrauensvotum oder Überwachungstool von den Mitarbeitern angesehen werden könnte, indem man ihnen nicht vertraut Ihre Arbeitszeiten einzuhalten.
Jedoch können in so einer Situation für beide Parteien, Arbeitnehmer und Arbeitgeber, Vor- und Nachteile entstehen. So entstehen für Arbeitnehmer bei Vertrauensarbeitszeiten nicht selten Überstunden. Da diese nirgends aufgezeichnet werden, hat der Mitarbeiter auch keine Begründung diese abbauen zu können und wird nicht entlohnt.
Es könnte aber auch der entgegengesetzte Fall sein, dass ein Arbeitnehmer weniger arbeitet als vereinbart.
Wäre es deshalb nicht sinnvoll für beide Seiten, dass die Arbeitszeiten objektiv registriert werden?
Ein anderes Gegenargument des Zeiterfassungsgesetzes sind die Kosten eines Zeiterfassungssystems. Viele beklagen das jetzige Timing dieses Gesetzes in Bezug zur Energiekrise, wo Unternehmen zurzeit die Herausforderung der steigenden Kosten decken müssen.
Dabei ist ein digitales Zeiterfassungssystem nicht unbedingt kostenlastiger als das Einsammeln und Verwalten von Papierdokumenten und Tabellen-Dateien. Im Gegenteil kann ein gut etabliertes digitales System sowohl die Administration und Reinigungskräfte entlasten.
Dabei soll es kein Geheimnis sein, dass eine Investition in ein digitales System zu Anfangs sowohl Zeit und Geld fordert, da neue Prozesse gelernt, integriert und an die Mitarbeiter weitergegeben werden muss. Ein Vergleich mit der Rückkehr zur Stechuhr, die einige Gegensprecher beklagen, ist jedoch nicht vergleichbar, da ein digitales System größere Flexibilität bietet, die beispielsweise sowohl Home-Office, hybride oder mobile Arbeit ermöglicht.
Eine weitere Herausforderung ist die digitale Affinität von Mitarbeitern und die Furcht vor Datenmissbrauch. Jemand, der noch nie zuvor mit einem Programm oder einer App bei der Arbeit seine Stunden eingetragen hat, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit Vorbehalte der neuen Methoden vorweisen. Erfahren Sie mehr über eine optimale Digitalisierung Ihres Reinigungsunternehmens in unseren Artikel: Was du bei der Digitalisierung deiner Gebäudereinigung beachten solltest?
Ob wir wollen oder nicht, auf kurz oder lang wird eine neue, detaillierte Gesetzgebung zur Zeitregistrierung für die meisten Branchen, und auch dem Gebäudereinigungsgewerbe kommen. Deshalb sollte man sich heute schon mit der Frage beschäftigen und herausfinden, welche Zeiterfassung, digital oder manuell, für das eigene Unternehmen am günstigsten ist und die Entwicklungen am Markts beobachten. Denn wie es so schön heißt: „Veränderungen begünstigen nur den, der darauf vorbereitet ist.“
