Die Digitalisierung schreitet voran, und mit ihr kommt eine bedeutende Änderung für Unternehmen in Deutschland: Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung, auch E-Rechnung genannt, im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zur E-Rechnungspflicht und wie Sie Ihr Unternehmen optimal darauf vorbereiten können.
Was bedeutet E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem maschinenlesbaren und strukturierten XML-Format vorliegt. Dieses Format wird elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen. Ein PDF-Dokument zählt nicht als E-Rechnung, da es nicht den Anforderungen entspricht. Daher gelten Rechnungen im PDF-Format ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnungen, sondern als „sonstige Rechnungen“ – ebenso wie Papierrechnungen oder Rechnungen im JPG-Format. Formate wie ZUGFeRD und XRechnung entsprechen der Norm EN 16931, die EU-weit einheitlich vorgibt, dass der Datensatz einer E-Rechnung automatisch weiterverarbeitet werden kann.
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche wirtschaftliche und nachhaltige Vorteile. Automatisierte Rechnungsprozesse sparen Papier, Druckkosten und Versand. Viele manuelle Schritte, wie das Freigeben, Erfassen und Abgleichen von Rechnungen, entfallen, sodass sich Mitarbeiter auf andere Kernaufgaben konzentrieren können. Zudem beschleunigt die Automatisierung den Zahlungsverkehr und stärkt das Cashflow-Management.
Wer ist betroffen und welche Fristen gelten?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht erforderlich. Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten gestaffelte Regelungen. Der Unterschied welche Unternehmen schon ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet sind E-Rechnungen auszustellen, hängt vom Umsatz des jeweiligen Unternehmen ab:
- Ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein E-Rechnungen für steuerbare Umsätze zu empfangen
- Bis zum 31.12.2026: Ausschließlich für den Versand sind PDF- und Papierrechnungen weiterhin erlaubt. Bei PDF-Rechnungen muss der Empfänger jedoch zustimmen.
- Ab 01.01.2027: Unternehmen, die mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 erreichen, sind bereits ab Januar 2027 verpflichtet, ausschließlich E-Rechnungen an Unternehmen zu senden.
- Ab 01.01.2028: Kleinunternehmen und Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro müssen ebenfalls vollständig, also auch im Versand, im B2B-Bereich auf E-Rechnungen umstellen.
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen betrifft ausschließlich steuerbare Leistungen und Lieferungen zwischen Unternehmen (B2B). Umsätze an private Endverbraucher (B2C) und grenzüberschreitende Umsätze im B2B-Bereich sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Kleinunternehmer und Unternehmen mit überwiegend privaten Kunden sollten prüfen, ob sie E-Rechnungen empfangen können, da Lieferanten möglicherweise nur noch E-Rechnungen senden werden.
Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt nicht uneingeschränkt. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro können weiterhin als „sonstige Rechnungen“ in Papierform übermittelt werden. Auch Fahrausweise fallen unter diese Ausnahmeregelung.
Vorteile der E-Rechnung
Laut der Studie des Digitalverbands Bitkom haben 58 % der Unternehmen ihre Prozesse im Bereich Finanzen bereits digitalisiert. Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung stellt einen weiteren Schritt in Richtung effizienter und nachhaltiger Geschäftsprozesse dar.
Die E-Rechnung ermöglicht eine schnellere Verarbeitung und reduziert manuelle Fehler. Dadurch wird die Effizienz der Unternehmen erheblich gesteigert. Zudem macht die E-Rechnung viele einzelne Prozesse überflüssig, sodass sich Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren können. Zahlreiche manuelle Schritte, wie das Erfassen und Abgleichen von Rechnungen, entfallen durch Automatisierung. Dies beschleunigt die Rechnungsbearbeitung und reduziert den Aufwand.
Darüber hinaus spart die Einführung der E-Rechnung nicht nur Zeit, sondern senkt auch Materialkosten. Da das Drucken jeder einzelnen Rechnung entfällt, wird weniger Papier benötigt. Dies wirkt sich positiv auf die Kosten aus und trägt gleichzeitig zur Nachhaltigkeit bei, indem Ressourcen geschont werden.
Zusätzlich erfüllt die E-Rechnung gesetzliche Anforderungen und verbessert die Nachvollziehbarkeit, um Compliance und Transparenz sicherzustellen. Automatisierte Prozesse sorgen für eine spürbare Effizienzsteigerung und reduzieren den Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung erheblich. Gleichzeitig werden durch den Wegfall von Papierverbrauch, Portokosten und manuellen Tätigkeiten signifikante Einsparungen erzielt.Die E-Rechnung trägt somit aktiv zur Umweltfreundlichkeit bei, indem sie nachhaltige Alternativen fördert und wertvolle Ressourcen schont.
Herausforderungen und Pflichten für Unternehmen
Viele Unternehmen sind bereits zum Teil umgestellt und vorbereitet auf den Empfang von E-Rechnungen. Trotz der Verpflichtung ab dem 1. Januar 2025 sind laut der Studie des Digitalverbands Bitkom mit 45 % nur weniger als die Hälfte der Unternehmen in Deutschland bereit, um Fakturen als E-Rechnung zu empfangen. Laut der Studie empfangen 96 % der Unternehmen Rechnungen in Deutschland per E-Mail.
Bereits die Hälfte, 55 %, der Unternehmen nutzen die E-Rechnung bei ausgehenden Rechnungen. Häufiger angewendet ist dagegen das senden von Rechnungen per E-Mail, wo die Rechnungen als PDF-Dateien versendet werden. Diesen Weg nutzen fast 99 %. Viele Firmen müssen umstellen, was zunächst Aufwand erfordert, aber langfristig Prozesse beschleunigt und Kosten spart.
Was die Aufbewahrung der E-Rechnung betrifft, ändert sich durch die Umstellung wenig. Die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren ändert sich durch die Verpflichtung nicht. Wichtig ist, dass die E-Rechnung im elektronischen ursprünglichen Dateiformat gespeichert wird. Dies erfordert zuverlässige Speicherlösungen, die den Zugriff auf die archivierten Daten auch nach Jahren gewährleisten.
Die Einführung und Umsetzung der E-Rechnung birgt Risiken, insbesondere bei einer fehlerhaften Integration oder unvollständiger Einhaltung der Vorschriften. Fehlerhafte Rechnungen oder fehlende Compliance können zu erheblichen Strafen führen. Daher ist es essentiell, präventive Maßnahmen zu ergreifen, wie Schulungen der Mitarbeiter und regelmäßige Überprüfungen der Prozesse. Die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflichten kann schwerwiegende rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben. Unternehmen sind verpflichtet, sämtliche Vorgaben der Gesetzgeber zu erfüllen, um Strafen zu vermeiden und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften sicherzustellen.
Voraussetzungen prüfen
Der wichtigste Schritt ist sicherzustellen, dass E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 empfangen und verarbeitet werden können. Unternehmen sollten ihre IT-Infrastruktur an die neuen Anforderungen anpassen.
Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre bestehenden Systeme die maschinenlesbaren Formate der E-Rechnung unterstützen. Falls nötig, sollten neue Softwarelösungen implementiert werden, die nicht nur den Empfang, sondern auch die Erstellung und Archivierung von E-Rechnungen ermöglichen. Neben der technischen Infrastruktur spielt auch die Sicherheit der Datenübertragung eine wichtige Rolle. Unternehmen sollten prüfen, ob ihre Systeme den Anforderungen an die sichere elektronische Übermittlung entsprechen.
Ein proaktiver Ansatz bei der Prüfung der technischen Voraussetzungen spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern verhindert auch mögliche Störungen im operativen Geschäft. Unternehmen, die frühzeitig handeln, können die Umstellung auf E-Rechnungen reibungslos gestalten und gleichzeitig die Effizienz ihrer internen Prozesse steigern.
Die E-Rechnung als Chance
Die E-Rechnung bietet Unternehmen weit mehr als nur eine Möglichkeit, gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen – es ist ein essentieller Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienz. Mit Vorteilen wie Zeit- und Kostenersparnis, minimierten Fehlerquellen und einem Beitrag zur Nachhaltigkeit wird die E-Rechnung zunehmend zur Notwendigkeit in der heutigen Geschäftswelt. Sehen Sie die Umstellung nicht als Pflicht, sondern als eine Investition in Ihre Zukunft.
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