Die suche nach dem digitalen Vertriebstool für die Unterhaltsreinigung

Erfolgsstory: Procertus Facility GmbH

Procertus Dienstleistungsservice: „Dieses Programm ist für die Reinigung.“

AUSGANGSPUNKT: DAS K.O. FÜR DIE ZETTELWIRTSCHAFT


Procertus Facility GmbH ist ein in Bremen ansässiges Familienunternehmen und arbeitet rund-um-die-Uhr an jedem Tag des Jahres mit Dienstleistungen innerhalb des Gebäudereinigungsgewerbes, hierunter Unterhaltsreinigungen, Glasreinigungen und Grundreinigungsarbeiten. Das Team besteht aus über 100 Mitarbeitern, was natürlicherweise viel Koordination und Verwaltung von Daten bedeutet, z.B. Arbeitspläne, Stundenzettel und ähnliches.

Procertus’ Projektleiter, Jonas Sülflow, stieß im Internet auf die Seite “CleanPlan” auf der online Reinigungspläne erstellt werden können, und ist so zuerst auf die Software CleanCalculator und anschließend den CleanManager aufmerksam geworden.

Um Procertus einen guten Einstieg und einen effektiven Umstieg von Papier auf die digitalen Hilfsmittel zu geben, hat unser Support-Team den Ablauf laufend unterstützt. So konnten wir ebenso mitverfolgen, welche Optimierungen von Abläufen die Verwendung der Softwareprogramme bei Procertus mit sich geführt hat.

MÄNGEL: ZU VIEL VERLORENE ZEIT UND FEHLER IN DER VERWALTUNG

In der Vergangenheit hatte Procertus Facility den Umstieg zu einer Softwarelösung schon einmal versucht, denn zu zeitraubend und kostspielig ist die Arbeit mit Tabellen, Ordnern und Papier. Jedoch waren die vorherigen Versuche nicht ausreichend auf die Arbeitsabläufe in einem Reinigungsunternehmen zugeschnitten, sondern für andere Branchen und Dienstleister breitgefächert aufgestellt.

Verlorene Stundenzettel, Übertragungsfehler, Fehlkalkulationen und das ständige Suchen und zusammensammeln von Mitarbeiter-, Kunden- und Objektdaten plagten den Alltag des kleinen Administrationsteams im Unternehmen und so wünschte das Unternehmen sich eine Lösung, welche die aufwendige Zettelwirtschaft ersetzen könnte.

Doch nicht nur die eigenen Mitarbeiter sollten vom Einsatz einer Software profitieren; Procertus Facility wünschte sich ebenfalls mithilfe digitaler Dokumentation die Kommunikation und das Vertrauen der Kunden zu vereinfachen und zu bestärken.

LÖSUNG: DER DIGITALE SPARFAKTOR IN DER GEBÄUDEREINIGUNG

Am wichtigsten war es zuallererst in einem gemeinsamen Gespräch herauszufinden, welche Arbeitsabläufe von Procertus Facility zuerst digitalisiert werden müssen, um schnellstmöglich die Verwaltung für das Team der Administration zu entlasten. Es wurde vereinbart, dass das Supportteam von CleanManager Herr Sülflow Schritt-für-Schritt mit der Einführung des CleanManager Basismoduls, samt dem CleanCalculator und weiteren, erforderlichen Zusatzmodulen zur Seite steht.

So werden seitdem Lösungsansätze für folgenden Bereiche etabliert:

  • Datenverwahrung und Arbeitsplanung von Reinigungsleistungen
  • Angebotskalkulationen
  • Zeiterfassung
  • Qualitätskontrollen und -dokumentation
  • Fakturierung

Mithilfe der Softwaretools kann Procertus Facility im Alltag viel Zeit, und somit auch Kosten, sparen, indem alle Daten zu Mitarbeitern, Dokumenten, Kunden und Objekten an einem Ort gespeichert und von überall abgerufen werden können. Hinzu fallen die beschwerlichen Stundenzettel weg, da Mitarbeiter sich über die Zeiterfassung der CleanManager App registrieren und das Zusammenzählen von Arbeitsstunden somit automatisiert ist. Dies erspart dem Unternehmen auch vor Übertragungsfehlern bei der Lohnabrechnung und Fakturierung.

Durch die Anwendung von Leistungszahlen mit dem CleanCalculator brauchen die Mitarbeiter von Procertus Facility sich nun nicht mehr allein auf Ihr Bauchgefühl zu verlassen, wenn Sie neue Angebote kalkulieren. Der CleanCalculator gibt Gewissheit, dass die berechneten Zeiten und Preise in einem realistischen Rahmen liegen. Darüber hinaus bekommt der Kunde eine professionelle Dokumentation, auf der ausgelegt ist, wie der Preis berechnet ist, und kann so nachvollziehen, für welche Leistungen er was bezahlt.

Auch für Objektleiter gibt es Entlastung bei den Qualitätskontrollen, da diese jetzt einfach digital ausgefüllt und versendet werden. Das gefällt auch den Kunden, welche die Reinigungen direkt nachverfolgen und nachvollziehen können, und führt zu schnelleren und besseren Qualitätsverbesserungen. Damit lässt sich die Kundenzufriedenheit steigern und die Kundenbindung stärken.

Procertus Facility arbeitet weiterhin an der Etablierung der Softwarefunktion, die stetig mehr und mehr in die Arbeitsabläufe des Unternehmens eingebunden werden. Dazu gehört auch die Angewöhnung der Mitarbeiter, die lernen, mit den neuen digitalen Hilfsmitteln umzugehen. Ein Prozess, der sich für Procertus zweifellos lohnt, um Zeit und Kosten bei der Dokumentation zu sparen. Dabei steht der Support von CleanManager sowohl per E-Mail, Online-Meetings oder telefonisch weiterhin immer zur Seite.

    
Projektleiter Jonas Sülflow von der Firma Procertus Facility GmbH

“Die Software ist so darauf zugeschnitten, dass sie ein Reinigungsunternehmen entsprechend bei der Arbeit unterstützen möchte und das funktioniert. Deshalb bin ich davon überzeugt, dass es die richtige Lösung für ein Reinigungsunternehmen ist, und deshalb würde ich CleanManager auf jeden Fall weiterempfehlen.”

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